Proses bisnis yang efisien merupakan kunci pencapaian keunggulan operasional perusahaan, termasuk dalam pengendalian lead time pengadaan sparepart. PT TD Automotive Compressor Indonesia (PT TACI), sebagai perusahaan manufaktur kompresor AC mobil, menghadapi tantangan dalam ketepatan waktu dan efisiensi proses pengadaan sparepart akibat kurangnya integrasi sistem, banyaknya proses manual dan ketidakpastian ketersediaan sparepart di pemasok. Penelitian ini bertujuan merancang perbaikan proses bisnis pengendalian lead time dengan mengoptimalkan sistem digital web base terintegrasi dan memperkuat kesepakatan dengan pemasok. Untuk itu penelitian ini dilakukan untuk menjawab bagaimana proses pengadaan sparepart saat ini, apa saja hambatan utama dalam pengendalian lead time, bagaimana peran teknologi digital dan kesepakatan pemasok dan apa saja rekomendasi perbaikan proses berdasarkan Business Process Improvement (BPI).
Teori utama yang digunakan adalah Business Process Improvement (BPI) untuk perancangan perbaikan proses, didukung teori Manajemen Rantai Pasok, lead time, dan integrasi sistem digital. Kajian penelitian terdahulu terkait teori-teori tersebut juga digunakan sebagai referensi.
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif studi kasus dengan metode pengumpulan data melalui wawancara mendalam dan focus group discussion (FGD) bersama pemilik proses. Analisis data dilakukan secara tematik berdasarkan tahapan BPI: pemetaan proses (As-Is), identifikasi hambatan, dan perancangan solusi (to-be).
Temuan penelitian menunjukkan bahwa proses pengadaan sparepart saat ini masih bergantung pada persetujuan manual multi-level, sistem belum terintegrasi penuh, serta komunikasi informal dengan pemasok. Hambatan utama meliputi lamanya lead time persetujuan internal, ketidaksesuaian data antar sistem, dan ketiadaan mekanisme prioritas otomatis. Peran teknologi digital dan kesepakatan pemasok dinilai krusial dalam mempercepat alur informasi dan menjamin ketersediaan sparepart. Rekomendasi perbaikan mencakup: (1) otomatisasi persetujuan permintaan pembelian rutin dengan batas waktu 14 hari, (2) integrasi waktu nyata antar sistem melalui API, (3) penerapan dashboard terpusat dengan indikator urgensi visual, (4) perjanjian jangka panjang dengan pemasok untuk sparepart kritis, dan (5) penyederhanaan alur pengadaan barang rutin. Berdasarkan wawancara dan FGD, implementasi ini diprediksi mampu memangkas lead time 50% dan meningkatkan akurasi pengambilan keputusan.
Kontribusi penelitian ini terletak pada pendekatan gabungan BPI, integrasi sistem berbasis web, dan kolaborasi pemasok yang belum banyak dibahas dalam literatur sebelumnya. Secara praktis, rekomendasi ini dapat diaplikasikan oleh PT TACI dan perusahaan manufaktur serupa untuk meningkatkan efisiensi rantai pasok. Saran untuk penelitian selanjutnya meliputi eksplorasi penerapan AI dalam manajemen inventaris dan studi komparatif di sektor industri lain.
Kata Kunci: efisiensi, lead time, perbaikan proses bisnis, sparepart, sistem terintegrasi, kesepakatan pemasok