ABSTRAKSI: Surat adalah suatu alat penyampaian informasi atau keterangan-keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan dan sebagainya ) secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain. Boleh juga dikatakan bahwa surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis, atau atas nama kedudukannya dalam organisasi, yang ditujukan kepada suatu alamat tertentu, dan memuat suatu bahan komunikasi.
Kegiatan surat-menyurat di kantor merupakan aktifitas rutin yang dilakukan. Setiap organisasi/perusahaan umumnya memiliki mekanisme komunikasi internal yang berbeda yang sering disebut dengan istilah surat dinas, nota dinas, ataupun memo dinas. Pada prinsipnya komunikasi internal tersebut merupakan sebuah sistem tata persuratan yang hirarkis sesuai dengan struktur masing-masing organisasi/perusahaan. Mekanisme komunikasi internal tersebut umumnya membutuhkan sistem tata persuratan seperti penerimaan surat masuk, pembuatan surat keluar, disposisi surat, penormoran surat serta penyimpanan dan pengarsipan surat. Keterbatasan sumber daya yang ada serta mobilitas dosen dan karyawan Fakultas Informatika IT Telkom yang tinggi mengakibatkan terhambatnya pekerjaan administrasi khususnya dalam hal tata persuratan.
Oleh karena itu, Proyek akhir dengan judul Aplikasi Manajemen Tata Persuratan Studi Kasus : Fakultas Informatika IT Telkom ini dibangun untuk membantu kegiatan surat-menyurat di Fakultas Informatika IT Telkom. Walaupun terdapat komputer sebagai penunjang pekerjaan administrasi, pada kenyataannya pekerjaan administrasi persuratan masih mengalami hambatan. Untuk itu, perlu dibuat suatu aplikasi yang dapat memindahkan tata persuratan dari manual menjadi elektronis yang terintegrasi dalam satu aplikasi.
Hasil dari proyek akhir ini merupakan sebuah aplikasi berbasis web yang dapat mendukung kegiatan tata persuratan di Fakultas Informastika IT Telkom. Proyek akhir ini dibangun menggunakan metode Rapid Application Development. Dimplementasikan menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan menggunakan framework Code Igniter serta menggunakan Database MySQL dan software pendukung lainnya.Kata Kunci : Surat Dinas, Rapid Application Development, Framework PHP, My SQL.ABSTRACT: Letter is a tool to deliver information or particulars (decisions, statements, notices, requests, etc.) in writing from one party to another. May also be said that the letter is a piece of paper written on behalf of the author personally, or on behalf of its position in the organization, which is addressed to a particular address, and include a communications materials.
Correspondence activities in the office is a routine activity undertaken. Each organization generally has a different mechanism of internal communication is often referred to by the term official letter, an official letter, memo or service. In principle, internal communication is a hierarchical system of governance that Correspondence system with the structure of each organization / company. This internal communication mechanisms typically require a system of such letter came in, making outgoing mail, disposition letter, letter numbering and archiving of letters. Limitations of existing resources and the mobility of faculty and staff Faculty of Informatics and IT Telkom which resulted in inhibition of high administrative jobs, especially in terms of grammar persuratan.
Therefore, the final project with the title Correspondence Management Application Case Study : Informatic Faculty IT Telkom was built to assist the activities of correspondence at the Faculty of Informatics IT Telkom. Although there are computers to support administrative jobs, administrative jobs persuratan in fact still have problems. To that end, needs to make a good application that can move from manual to electronic persuratan integrated in one application.
Results of this final project is a web-based applications that can support corporate activities at the Faculty Informastika persuratan IT Telkom. This final project was built using Rapid Application Development. Implemented using the PHP programming language using Code Igniter framework and using MySQL database and other supporting software.Keyword: Mail Service, Rapid Application Development, PHP Framework, My SQL.