PT Pos Indonesia adalah perusahaan besar yang bergerak dibidang jasa pengiriman
surat, uang, barang, dan keagenan. Untuk meningkatkan kompetensi karyawan sebagai ujung
tombak bisnis secara teknis dan administrasi, PT Pos Indonesia mengadakan pendidikan dan
pelatihan yang wajib dilakukan oleh karyawan sebagai pramutasi atau kenaikan jabatan. Selain
pengawasan terhadap aktivitas dalam proses pendidikan dan pelatihan yang belum optimal,
prosedur yang tidak sederhana menyebabkan proses pendidikan dan pelatihan memakan waktu
siklus yang tidak sedikit. Proses pengawasan aktivitas ini memiliki arti penting, karena dengan
adanya pengawasan maka proses bisnis dapat dipantau agar berjalan sesuai dengan rencana dan
memudahkan pelaksanaan proses bisnis itu sendiri.
Penelitian ini dibagi dalam 2 tahap, yaitu tahap perbaikan proses bisnis dan tahap
perancangan sistem informasi. Pada tahap awal penelitian ini dilakukan
pencatatan waktu sebagai dasar perbaikan. Selanjutnya dilakukan analisis aktivitas dengan
membagi jenis aktivitas menjadi
Selain itu digunakan juga metode
teknologi dalam penyusunan perbaikan proses bisnis. Pada tahap akhir penelitian ini dilakukan
perancangan sistem informasi untuk mendukung pelaksanaan proses bisnis.
Dari perbaikan dihasilkan penurunan aktivitas pada pelatihan1 tetapi juga dihaslikan
penambahan aktivitas baru karena pengembalian fungsi unit kerja pelaku aktivitas sehingga
pada saat perbaikan tanpa menerapkan sistem informasi (
sebanyak 60 aktivitas. Seterusnya pada perbaikan dengan menerapkan sistem informasi
terkomputerisasi (
Pada pelatihan 2, jumlah aktivitas mengalami penurunan dari 42 aktivitas menjadi 40
aktivitas untuk kondisi
aktivitas berkurang menjadi 37 aktivitas. Sementara dari segi waktu siklus, terjadi penurunan
sebesar 56.02 jam (10,77 %) untuk perbaikan tanpa penerapan sistem informasi dan sebesar
128.42 jam (24,69%) untuk perbaikan dengan penerapan sistem informasi pada pelatihan 1 dan
penurunan sebesar 71.75 jam (25,71%) untuk perbaikan tanpa penerapan sistem informasi dan
98.55 jam (35,32%) untuk perbaikan dengan penerapan sistem informasi pada pelatihan 2.
Penyusunan ulang aktivitas dan analisis yang dilakukan ternyata berhasil mengurangi
waktu siklus proses bisnis. Lebih lanjut dengan pemanfaatan sistem informasi, waktu bagi
petugas pelaku aktivitas untuk saling tukar menukar informasi dan data menjadi lebih cepat
sehingga sangat mendukung dalam pencapaian efisiensi, efektivitas, dan adaptabilitas proses
bisnis.