PT Kereta Cepat Indonesia China (KCIC) melalui unit Whoosh Group Reservation bertanggung jawab menangani pemesanan perjalanan rombongan. Saat ini, pengelolaan dokumen Berita Acara Kesepakatan (BAK) masih dilakukan secara manual menggunakan spreadsheet dan aplikasi pengolah kata, yang menimbulkan tantangan dalam efisiensi, konsistensi, dan pencarian data. Penelitian ini merancang antarmuka pengguna (UI) dan pengalaman pengguna (UX) berbasis web untuk mendukung digitalisasi pengelolaan BAK, menggunakan metode Design Thinking dengan lima tahapan: empathize, define, ideate, prototype, dan test. Prototipe high-fidelity dikembangkan berdasarkan kebutuhan yang diperoleh melalui observasi dan user persona. Pengujian menggunakan User Acceptance Test (UAT) kepada pengguna internal menghasilkan skor 95,95%, termasuk kategori “Sangat Baik” menurut interpretasi skala Likert. Hasil ini menunjukkan bahwa desain antarmuka telah memenuhi kebutuhan pengguna dan layak dilanjutkan ke tahap implementasi sistem secara penuh guna meningkatkan efisiensi dan kualitas pengelolaan dokumen BAK.