Permintaan dalam perbelanjaan barang/material pada perusahaan CV Era Langgeng Mandiri terus meningkat dan sangat beragam. Hal ini membuat pendokumentasian informasi pada proses pengadaan perlu dilakukan dengan baik agar perusahaan memiliki data historis mengenai pengadaan secara terorganisir. Namun, kondisi di lapangan menunjukkan bahwa masih banyak dokumen dan rekaman pengadaan yang belum didokumentasikan dengan baik karena pelaksana proses belum menentukan informasi apa saja yang perlu untuk didokumentasikan berdasarkan ISO 9001:2015 dan minimnya kesadaran pelaksana proses dalam mendokumentasikan informasi. Pada tugas akhir ini akan dilakukan perancangan kebutuhan dokumen dan rekaman pada proses pengadaan untuk membantu berjalannya proses serta melihat keterkaitan dan fungsi dokumen dan rekaman tersebut berdasarkan persyaratan klausul ISO 9001:2015.
Penelitian dimulai dengan menggunakan metode pada Business Process Management (BPM), yaitu BPM Lifecycle dengan memodelkan proses bisnis pengadaan menggunakan BPMN (process identification and as-is process model) sekaligus mengidentifikasikan alur informasi terdokumentasi yang terjadi di proses pengadaan (process discovery). Selanjutnya menganalisis kebutuhan informasi terdokumentasi (rekaman) pada proses pengadaan untuk melihat fungsi dan kaitannya terhadap requirements ISO 9001:2015 serta dampaknya pada proses pengadaan (process analysis). Hasil dari pengidentifikasian tersebut adalah didapatkan lima dari tiga belas informasi pada proses pengadaan belum tersedia dan didokumentasi menurut ISO 9001:2015 sehingga diperlukan untuk dibuat rancangan rekamannya, sedangkan informasi lainnya yang belum terdokumentasi dengan baik dan konsisten perlu disesuaikan kembali dengan standar ISO 9001:2015 pada klausul 4.4.2, klausul 8.1, klausul 8.5.3, klausul 8.7.2, klausul 9.1.1, klausul 9.1.3, dan klausul 9.3.3.
Identifikasi dari fungsi dan kaitan dari dokumen dan rekaman yang perlu didokumentasikan perusahaan berdasarkan ISO 9001:2015 membantu perusahaan mengetahui pentingnya bagi pelaksana proses untuk mendokumentasikan informasi agar perusahaan dapat melakukan continuous improvement pada proses pengadaan untuk meningkatkan nilai mutu pengadaannya.