PERANCANGAN SCOPE, SCHEDULE, DAN QUALITY BASELINE PADA PROYEK PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENDIDIKAN TERINTEGRASI UNIVERSITAS X

NADIA KHAIRUNNISA

Informasi Umum

Kode

22.04.2829

Klasifikasi

658.404 - Project management

Jenis

Karya Ilmiah - Skripsi (S1) - Reference

Subjek

Project Management, Project Management - Industrial Management,

Dilihat

330 kali

Informasi Lainnya

Abstraksi

<div> Universitas X sedang menjalankan program pengembangan aplikasi pendidikan terintegrasi. Program tersebut dikerjakan oleh PT XYZ sebagai salah satu sub-kontraktor yang terlibat. Program ini merupakan kumpulan dari sub-proyek pembuatan 37 aplikasi dan terdiri dari 10 tim. Salah satu tim proyek pada program ini adalah tim 5 yang bertanggung jawab dalam proyek pembuatan Aplikasi ERP. Pada bulan Oktober 2021, program ini mengalami amandemen yang menyebabkan banyaknya perubahan pada berbagai aspek sehingga diperlukan adanya perencanaan ulang. Perencanaan ulang proyek seharusnya dimulai setelah amandemen tersebut, namun realisasinya perencanaan baru dimulai pada Desember 2021. Baseline yang spesifik untuk setiap sub-proyek pun belum tersedia, sehingga dapat dikatakan bahwa proyek ini belum melakukan perencanaan ulang. Beberapa akar masalah yang menjadi faktor adalah perencanaan terlambat, banyaknya perubahan yang disebabkan capaian belum terdefinisi, kurangnya pengetahuan team leader mengenai reporting, dan penulisan dokumen tidak sesuai keinginan universitas X yang menyebabkan terhambatnya persetujuan dokumen. Permasalahan tersebut memiliki potensi solusi, yaitu dengan dilakukan perancangan scope, schedule, dan quality baseline.

Pada tugas akhir ini, setiap rancangan untuk tim 5 dilakukan menggunakan beberapa metode. Perancangan scope baseline dibuat menggunakan metode decomposition yang membagi scope dan deliverable proyek menjadi bagian kecil sehingga lebih mudah untuk dikelola. Perancangan schedule baseline dilakukan menggunakan metode critical path method (CPM) untuk mengetahui total durasi pengerjaan proyek hingga selesai dan aktivitas serta jalur kritis pada proyek. Perancangan quality baseline dilakukan menggunakan metode internal control untuk mengidentifikasi kemungkinan kegagalan ataupun kesalahan dan menjelaskan bagaimana mencegah kegagalan itu terjadi.

Hasil rancangan yang didapatkan untuk scope baseline terdiri dari project scope statement berisikan informasi mengenai product scope, project scope description, deliverables, acceptance criteria, project exclusions, assumptions, dan constrains. Lalu terdapat WBS yang terdiri dari level 0 (proyek), level 1 (major deliverable), level 2 (work packages), dan level 3 (activity). Seluruh komponen pada WBS kemudian dijelaskan lebih lanjut pada WBS dictionary yang berisikan WBS Level, WBS Code, WBS Name, dan WBS Description. Hasil rancangan yang didapatkan untuk schedule baseline adalah gantt chart sebagai visualisasi jadwal yang spesifik untuk setiap aktivitas pada proyek. Pada network diagram, didapatkan hasil perhitungan jalur kritis dan diketahui jalur kritis dengan durasi terpanjang memiliki durasi selama 105 minggu. Pada gantt chart dan network diagram dapat terlihat urutan dilakukannya setiap aktivitas.Hasil rancangan yang didapatkan untuk quality baseline adalah quality metrics yang di dalamnya terdapat 64 possible error dan critical success criteria untuk 17 dokumen. Quality checklist sebagai tools untuk mendukung pengecekan kesesuaian dokumen dengan metrics yang telah ditentukan. Dari hasil pengisian quality checklist untuk dokumen penagihan termin 2 dengan cutoff date 31 Juli 2022, didapatkan hasil 17 indikator dengan status “OK” dan telah di-approved, dan 37 dengan status “N/A”.

Hasil rancangan tersebut bermanfaat bagi proyek dalam membantu tim proyek dalam melakukan pekerjaan secara terstruktur, dapat mengetahui capaian yang harus terpenuhi pada periode waktu tertetu sehingga aktivitas proyek dapat terorganisir dengan baik dan dapat menghindari keterlambatan pada proyek. Hasil rancangan juga bermanfaat dalam membantu tim untuk mengetahui standar dokumen yang diinginkan oleh klien dan membuat dokumen sesuai standar tersebut, sehingga tidak menghambat proses persetujuan dokumen, juga menghindari rework pada pengerjaan dokumen, serta membantu agar setiap progress pada proyek memiliki evidence yang layak.

Kata kunci — Scope, Schedule, Quality, Baseline, ERP. </div>