PERANCANGAN DASHBOARD MONITORING DAN CONTROLLING PROYEK PENGADAAN APLIKASI MANAJEMEN APARATUR SIPIL NEGARA DENGAN MENGGUNAKAN METODE PLAN DRIVEN (WATERFALL) DI PT. XYZ

M FIRMANSYAH

Informasi Umum

Kode

22.04.2297

Klasifikasi

658.404 - Project management

Jenis

Karya Ilmiah - Skripsi (S1) - Reference

Subjek

Industrial Project Management, Industrial Architecture,

Dilihat

295 kali

Informasi Lainnya

Abstraksi

PT.XYZ merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang teknologi informasi. PT. XYZ memiliki berbagai proyek yang sedang dilakukan baik itu proyek internal yang berkaitan dengan aspek fungsionalitas maupun proyek ekternal sebagai wholesale. Dalam penelitian ini, fokus proyek PT.XYZ adalah pembuatan aplikasi Manajemen apartur sipil negara. Proyek pengadaan aplikasi manajemen aparatur sipil negara yang dikerjakan oleh PT.XYZ memiliki tujuan menciptakan sebuah Sistem Aplikasi yang dapat mendukung proses bisnis yang terdapat pada Manajemen Kepegawaian Aparatur Sipil Negara (ASN) dan mengintegrasikan data dan informasi kepegawaian di Instansi Pusat dan Daerah. Berdasarkan data hasil wawancara diketahui bahwa proyek pengadaan aplikasi manajemen aparatur sipil negara dibagi kedalam dua bagian yaitu bagian manajemen kinerja dan bagian manajemen kepegawaian. Pekerjaan pembangunan aplikasi ini diperkirakan membutuhkan waktu selama 4 bulan kalender yaitu dimulai dari maret 2021 dan berakhir pada juli 2021. Pada saat proses pengerjaan berdasarkan summary report, sebagian besar kegiatan proyek mengalami keterlambatan yang diketahui disebabkan oleh risiko-risiko yang belum sepenuhnya teridentifikasi dan kurangnya monitoring dan controlling terhadap proyek khususnya di bagian manajemen kepegawaian. Disamping itu proyek ini juga terpaksa harus dilakukan BAST karena proyek ini merupakan proyek pemerintahan yang sukar untuk dilakukan amandemen namun masih ada proses development yang belum dikerjakan sehingga paada saat ini proyek akan dilakukan proses development lanjutan terhadap pekerjaan yang belum selesai. Solusi yang diberikan pada tugas akhir ini adalah melakukan perancangan dashboard monitoring dan controlling untuk proyek dengan menggunakan metode plan driven (Waterfall). Perancangan dashboard yang dilakukan bertujuan untuk menyelesaikan masalah tersebut agar proyek dapat dipantau secara realtime dan dapat selesai tepat waktu.

Hasil perancangan dashboard monitoring dan controlling akan mencakup halaman utama dashboard yang berisi kurva S, grafik CPI dan SPI, dan navigasi ke tiap worksheet pada dashboard yang terdiri atas worksheet daftar pekerjaan, timeplan, weekly report, dan performance report. Pada Penelitian ini, untuk menganalisis performansi kinerja proyek menggunakan metode earned value management (EVM). Metode EVM merupakan sebuah metode dalam manajemen proyek yang digunakan untuk melakukan pengukuran kinerja proyek dengan menggunakan aspek waktu dan aspek biaya. Data yang digunakan pada penelitian ini ialah project charter, scope baseline, project schedule dan rancangan anggaran biaya (RAB).

Hasil analisa indeks performansi menunjukkan bahwa performansi kinerja proyek pada proyek PT XYZ masih kurang baik, dimana pada minggu ke - 16 nilai SPI proyek adalah 0.86 dan CPI proyek sebesar 0.76. Nilai tersebut dapat diartikan bahwa waktu pelaksanaan lebih lama dari perencanaan dan biaya proyek melebihi biaya yang direncanakan. Disisi lain, didapatkan bahwa nilai dari TCPI proyek sebesar 1.08 yang berarti sisa pekerjaan pada proyek diramalkan akan terselesaikan dengan efisiensi senilai 1.08. Hasil perhitungan estimasi biaya untuk penyelesaian proyek ialah sebesar Rp 148.216.939 dengan estimasi waktu penyelesaian selama 19 minggu yang menunjukkan bahwa adanya penambahan waktu penyelesaian dari perencanaan awal yaitu sebanyak 3 minggu. Adanya keterlambatan ini disebabkan oleh berbagai faktor yaitu perencanaan proyek yang kurang terperinci dan kurangnya koordinasi antar tim proyek.

Hasil perancangan tersebut selanjutnya dilakukan validasi dengan penerapan langsung kepada prosedur tim proyek kemudian menggunakan checklist form berisi validasi fitur dashboard yang diberikan kepada tim proyek. Untuk mengetahui hasil perancangan layak diimplementasikan pada proyek atau tidak, dilakukan analisis kelayakan implementasi rancangan. Analisis kelayakan implementasi rancangan mengacu pada hasil diskusi dengan tim proyek dan hasil validasi rancangan. Analisis kelayakan implementasi pada tugas akhir ini menggunakan 4 indikator yaitu platform, total user, fleksibilitas fitur, dan harga. Berdasarkan komparasi platform yang berbeda dengan 4 indikator dan hasil diskusi dengan tim proyek, dapat ditentukan platform dashboard layak untuk diimplementasikan. Berdasarkan analisis kelayakan implementasi, platform yang digunakan harus memiliki fleksibilitas yang tinggi dan harga yang murah sehingga ditentukan penggunaan dashboard menggunakan spreadsheet. Dari hasil analisis penggunaan dashboard monitoring dan controlling terhadap proses pengawasan dan pengendalian proyek didapatkan bahwa dashboard tersebut dapat membantu manajer proyek dalam melakukan proses pengawasan dan pengendalian proyek secara real time sehingga jika terdapat ketidaksesuaian dapat langsung dilakukan evaluasi perbaikan.