PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DAN LAYANAN KEARSIPAN (Studi Kasus: Badan Kearsipan Daerah Propinsi Jawa Barat)

AZIZ WURYANTO

Informasi Umum

Kode

112010011

Klasifikasi

020.7 - Library and information sciences- Education, research, related topics

Jenis

Karya Ilmiah - Skripsi (S1) - Reference

Subjek

Information System

Dilihat

45 kali

Informasi Lainnya

Abstraksi

Badan Kearsipan Daerah (Basipda) Propinsi Jawa Barat merupakan Badan milik Pemerintah Daerah Jawa Barat yang mempunyai misi utama menyelamatkan arsip sebagai sumber informasi dan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintahan, pembangunan, dan kemasyarakatan. Dalam mengemban misi utamanya tersebut, Basipda Propinsi Jawa Barat berusaha untuk mengoptimalkan kinerjanya. Waktu siklus yang tinggi dalam aktivitas pengolahan dan layanan kearsipan merupakan hal utama yang perlu mendapat perhatian bagi pihak Basipda Propinsi Jawa Barat. Salah satu metoda yang dapat digunakan untuk mengoptimalkan kinerja Badan tersebut yaitu dengan melakukan dilakukan perancangan sistem informasi yang diharapkan dapat mengurangi tingginya waktu siklus pengolahan dan layanan kearsipan tersebut. Sebelum melakukan perancangan sistem informasi pengolahan dan layanan kearsipan, terlebih dahulu dilakukan usulan perbaikan proses bisnis dengan memetakan ulang proses bisnis yang terkait berikut dengan berbagai analisanya, seperti: analisa terhadap hal-hal penyebab tingginya waktu siklus, analisa terhadap keberadaan sumber daya manusia (SDM), fasilitas dan teknologi, serta analisa kebutuhan kastemer internal. Pertimbangan desain usulan proses bisnis ini ditentukan oleh faktor efektivitas proses dan oleh faktor efisiensi waktu yang didapat dari analisis aktivitas. Dengan perancangan sistem informasi pengolahan dan layanan kearsipan ini dapat dihasilkan efisiensi proses bisnis yang signifikan. Aktivitas eksisting pada pengolahan kearsipan dapat dieliminasi dari 54 aktivitas dengan waktu siklus sebesar 9903 menit (20,63 hari kerja) menjadi 46 aktivitas dengan waktu siklus sebesar 4315 menit (8,99 hari kerja), sedangkan jumlah aktivitas eksisting pada layanan kearsipan dapat dieliminasi dari 37 aktivitas dengan waktu siklus sebesar 158 menit (2,63 jam kerja) menjadi 25 aktivitas dengan waktu siklus sebesar 99 menit (1,65 jam kerja). Selain itu, besarnya efisiensi proses pengolahan kearsipan mengalami peningkatan dari 83,11% menjadi 92,77% dan efisiensi proses layanan kearsipan dari 54,27% menjadi 70,20%. Business Process Improvement (BPI). Dalam melakukan BPI ini, -